Resumen ejecutivo
Cualquier colaborador pide un comunicado, campaña, insumo promocional o material corporativo. Comunicación lo gestiona en una cola con estados, rondas de cambios, aprobación registrada y evaluación final.
| Administradora | Alicia Franco (afranco@gruposecacao.com) |
|---|---|
| Sitio | scc-secacao.pages.dev, cuenta Cloudflare «SCC» |
| Solicitudes | Lista de SharePoint, igual que el Help Desk de TI |
| Seguimiento | Base de datos D1 de Cloudflare: estados, aprobaciones, aperturas, encuestas |
| Archivos | Versiones del arte en R2 (Cloudflare) o en la biblioteca del sitio SharePoint |
| Correos | Microsoft Graph, desde un buzón de Comunicación |
| Costo de plataforma | USD 0 al mes dentro de los planes gratuitos de Cloudflare |
La diferencia con el Help Desk: un ticket se resuelve y se cierra, pero una pieza de diseño pasa por varias versiones y necesita que el solicitante apruebe una. Por eso SCC registra cada versión y la aprobación queda como constancia permanente.
Mapa mental
Las cuatro ramas del mapa original se mantienen. Se suman Acceso Microsoft 365, para saber quién pide y quién aprueba;Archivos y versiones, para guardar cada arte enviado, y Calendario, para ver las solicitudes en el tiempo.
Qué se reutiliza del Help Desk
La mayor parte de SCC ya existe como piezas probadas del Help Desk de TI; lo nuevo es el ciclo de versiones y aprobación.
| Pieza | Help Desk actual | SCC |
|---|---|---|
| Datos de la solicitud | Lista SharePoint «Incidencias» | Lista SharePoint propia de Comunicación |
| Seguimiento y estado | D1: cambios de estado, aperturas, respuestas | D1 propia: lo mismo, más versiones y aprobaciones |
| Captura | Asistente conversacional | Formulario guiado por tipo, con adjuntos |
| Panel | Dashboard de tickets con KPI y gráficas | Mismo diseño, con acciones para Alicia |
| Avisos | Cron cada 10 min detecta cambios en SharePoint | Igual, más avisos inmediatos desde el panel |
| Botones en el correo | Evaluar / RECHAZAR con enlace único | Aprobar / Solicitar cambios por versión |
| Solicitante | Campo Solicitante de SharePoint | Igual |
Flujo del solicitante
Cada vez que el solicitante pide cambios, la solicitud vuelve a En progreso y suma una ronda. La aprobación guarda quién aprobó, cuándo y qué versión, y no se puede editar después. Comunicación puede cancelar una solicitud desde cualquier estado, con motivo.
Clasificación, código y tiempos de respuesta
Toda solicitud se pide con 8 días hábiles de anticipación a la fecha en que se necesita la pieza (lunes a viernes, sin contar feriados). Solo las marcadas como urgentes pueden pedirse con menos tiempo.
| Tipo | Prefijo | Ejemplos |
|---|---|---|
| Comunicado | COM | Comunicado interno, aviso, felicitación, condolencia |
| Campaña | CAM | Campaña interna o externa con varias piezas |
| Insumo / promocional | INS | Artículos promocionales, impresos, rotulación |
| Material corporativo | MAT | Presentaciones, plantillas, firmas, papelería |
| Otro | OTR | Lo que no encaje arriba, con explicación obligatoria |
Regla de anticipación
| Prioridad | Fecha requerida | Qué pasa al enviar |
|---|---|---|
| Normal | Al menos 8 días hábiles después de la solicitud | Entra a la cola. El formulario no acepta fechas más cercanas sin marcar urgente. |
| Urgente | Menos de 8 días hábiles | Exige justificar el motivo, aparece resaltada al inicio de la cola y avisa a Alicia de inmediato. |
Código: SCC-<prefijo>-<año>-<correlativo>, por ejemplo SCC-CAM-2026-0007.
Se mide: entregas a tiempo frente a la fecha requerida, porcentaje de solicitudes urgentes por área, rondas de cambios y tiempo en manos del solicitante.
Arquitectura
- Sitio: proyecto de Pages
scc-secacaoen la cuenta Cloudflare «SCC», con secciones por carpeta (/anteproyecto/, luego/solicitud/,/panel/). - Solicitudes: lista de SharePoint creada por TI, leída y escrita por Microsoft Graph, como el Help Desk.
- Seguimiento: D1 guarda lo que SharePoint no maneja bien: historial de estados, versiones, aprobaciones, aperturas de correo y encuestas.
- Acceso: inicio de sesión con Microsoft (Entra ID), para registrar con nombre real quién pidió y quién aprobó.
Reportería y notificaciones
Panel de reportería
- Cola actual por estado y tipo, con urgentes y vencidas resaltadas.
- Entregas a tiempo frente a la fecha requerida, por tipo y por mes.
- Promedio de rondas de cambios por tipo.
- Satisfacción promedio y comentarios.
- Solicitudes por gerencia o área. Exportación a CSV.
Notificaciones
| Evento | Destinatario | Acción en el correo |
|---|---|---|
| Solicitud recibida | Solicitante y Comunicación | Ver solicitud |
| En progreso | Solicitante | Ver solicitud |
| Nueva versión para revisar | Solicitante | Aprobar / Solicitar cambios |
| Cambios solicitados | Comunicación | Ver comentarios |
| Aprobada | Solicitante y Comunicación | Descargar archivo final |
| Solicitud urgente recibida | Alicia | Abrir en el panel |
| Fecha requerida por vencer | Comunicación | Abrir en el panel |
| Sin respuesta del solicitante (plazo a definir) | Solicitante | Recordatorio con los mismos botones |
| Entregada | Solicitante | Evaluar el servicio |
Calendario de solicitudes
Un calendario muestra cada solicitud en su fecha requerida, para que Comunicación planifique la carga y los solicitantes vean cuándo hay espacio.
| Quién | Qué ve |
|---|---|
| Alicia y diseñadores | Todas las solicitudes, con color por estado, urgentes resaltadas y filtro por tipo, área o responsable. |
| Solicitante | Sus propias solicitudes, más la ocupación de cada día (libre, media, alta) sin ver el detalle de otras áreas. |
- Vistas: mes, semana y lista. Al hacer clic en una solicitud se abre su ficha.
- Días no hábiles: fines de semana y feriados aparecen sombreados; son los mismos que usa la regla de 8 días hábiles.
- Fecha mínima: al crear una solicitud, el calendario marca desde qué día se puede pedir sin urgencia.
- Outlook: opción de suscribirse al calendario desde Outlook (enlace ICS de solo lectura), para ver las entregas junto a las reuniones.
Los datos salen de la misma lista de SharePoint y de D1, así que el calendario no necesita captura adicional.
Fases y costos
- Fase 0, definiciones con Alicia: tipos, regla de 8 días hábiles y urgentes, campos del formulario, quién aprueba, buzón remitente.
- Fase 1, solicitud y cola: lista SharePoint, formulario, código automático, panel de Alicia, calendario de solicitudes, correos de recibido y cambio de estado.
- Fase 2, versiones y aprobación: subida de versiones, botones Aprobar / Solicitar cambios, rondas y registro de aprobación.
- Fase 3, reportería y satisfacción: métricas, SLA, encuesta, recordatorios.
- Fase 4, mejoras: biblioteca de marca, aviso en Teams, suscripción del calendario en Outlook.
| Concepto | Costo mensual |
|---|---|
| Cloudflare Pages + Functions | USD 0 (plan gratuito) |
| D1 | USD 0 hasta 5 GB |
| R2 | USD 0 hasta 10 GB; luego unos USD 0.015 por GB |
| SharePoint y Graph | Incluido en las licencias M365 actuales |
Decisiones pendientes
- Alicia: confirmar los cinco tipos de solicitud.
- Alicia: quién puede marcar una solicitud como urgente.
- Alicia: calendario de feriados y asuetos que no cuentan como días hábiles.
- Alicia: campos obligatorios del formulario por tipo.
- Alicia: quién aprueba (solo el solicitante, o también una jefatura para ciertos tipos).
- Alicia: si habrá diseñadores a quienes asignar solicitudes.
- Alicia: plazo del recordatorio cuando el solicitante no responde.
- TI: crear el sitio SharePoint y la lista de solicitudes.
- TI: buzón remitente de los correos y permiso de envío en Graph.
- TI: decidir si los archivos van en R2 o en la biblioteca del sitio SharePoint.
- TI: confirmar si pueden pedir personas fuera de @gruposecacao.com.